Kebijakan Pelaporan Pelanggaran (Whistleblowing System/WBS) diterapkan sebagai bagian dari komitmen Perseroan dalam memperkuat kualitas implementasi tata kelola perusahaan yang baik. Kebijakan ini dirancang untuk memudahkan seluruh pihak, baik pimpinan maupun karyawan, dalam melaporkan setiap bentuk pelanggaran yang terjadi di lingkungan Perseroan.

Tujuan utama dari kebijakan ini adalah menciptakan lingkungan kerja yang aman dan kondusif, di mana setiap individu didorong untuk berperan aktif dalam menjaga integritas Perseroan. Melalui mekanisme pelaporan yang terbuka, aman, dan transparan, Perseroan berharap dapat menangani setiap pelanggaran secara cepat dan tepat, meningkatkan akuntabilitas, serta memastikan keberlanjutan praktik tata kelola perusahaan yang baik.

Pelaporan pelanggaran di Perseroan diatur dalam Prosedur Pengaduan Pelanggaran Terhadap Code of Conduct (Whistle Blower) No. Dok: WG-GEA-PM-07, No. Rev: 02, tanggal 31 Juli 2024. Prosedur ini mencakup mekanisme pelaporan, tindak lanjut atas laporan, hingga perlindungan bagi pelapor guna memastikan setiap pengaduan diproses secara profesional dan rahasia.

Dengan penerapan kebijakan ini, Perseroan berkomitmen untuk terus menjaga integritas, memperkuat budaya anti-fraud dan anti-penyuapan, serta meningkatkan kepercayaan seluruh pemangku kepentingan.

Perseroan telah menyediakan kanal pelaporan pelanggaran melalui platform Whistleblowing System yang dapat diakses melalui wbs. wikagedung.co.id. Mekanisme penyampaian laporan dapat dilakukan oleh seluruh organ Perseroan atas dugaan pelanggaran secara aman dan bertanggung jawab.

Setiap laporan yang diterima melalui kanal WBS akan ditindaklanjuti oleh Tim Kepatuhan GCG. Dalam prosesnya, Tim Kepatuhan dapat berkoordinasi atau bekerja sama dengan organ terkait di lingkungan Perseroan. Seluruh organ Perseroan wajib memberikan dukungan penuh guna memastikan bahwa proses tindak lanjut laporan berjalan efektif dan profesional.

Dalam menerapkan kebijakan terdapat beberapa hal penting yang harus diperhatikan dalam menerapkan Sistem Pelaporan Pelanggaran, antara lain:

1. Pada prinsipnya semua Pelapor harus mengungkapkan identitasnya dengan jelas.
2. Penggunaan surat yang tidak beridentitas (surat kaleng) akan diperlakukan sebatas sebagai informasi awal dimana tindak-lanjutnya tergantung kepada tingkat keyakinan atas kebenaran substansi masalah yang dilaporkan.
3. Tidak ada hukuman yang dijatuhkan kepada pihak pelapor manakala pelanggaran tersebut benar terjadi, kecuali apabila yang bersangkutan juga terlibat dalam pelanggaran atas penerapan Code of Conduct ini. Dalam hal ini pengungkapan hal tersebut dapat merupakan faktor yang meringankan. Apabila pelanggaran tersebut benar terjadi dan pihak pelapor tidak terlibat di dalamnya, maka kepada pihak pelapor akan diberikan penghargaan yang sesuai.
4. Tim Kepatuhan GCG akan berpegang pada azas praduga tak bersalah.

Perseroan mewajibkan pelapor (whistleblower) untuk menyertakan identitas lengkap akan tetapi kerahasiaan pelapor akan dijaga oleh Perseroan agar pelapor merasa aman. Perlindungan bagi pelapor dimaksudkan pula untuk mendorong setiap karyawan Perseroan berani melaporkan tindak pelanggaran yang terjadi. Perseroan menetapkan perlindungan bagi Pelapor kecuali apabila pengungkapan tersebut:

1. Diperlukan dalam kaitan dengan laporan atau penyidikan yang dilakukan oleh Pemerintah,
2. Diperlukan dan sejalan dengan kepentingan Perseroan serta tujuan dari panduan penerapan Tata Kelola Perusahaan yang Baik;
3. Diperlukan Biro Hukum untuk mempertahankan posisi Perseroan di depan hukum.

Perseroan menjamin perlindungan bagi pelapor terkait dengan ancaman/tindakan yang didapat akibat laporan pelanggaran serta merahasiakan dan memberikan perlindungan yang layak kepada pelapor dan/atau menjadi saksi atas pelanggaran serta tindak pidana yang terjadi di internal Perseroan. Perlindungan terhadap pelapor juga berlaku bagi para pengelola sistem pelaporan pelanggaran, pihak yang melaksanakan investigasi, maupun pihak-pihak yang memberikan informasi terkait dengan pengaduan tersebut.

Pengelolaan laporan pelanggaran di lingkungan Perseroan dilaksanakan oleh Tim Kepatuhan GCG. Tim ini bertanggung jawab untuk memastikan bahwa setiap pengaduan diproses secara objektif, profesional, dan sesuai dengan prinsip-prinsip tata kelola perusahaan yang baik. Adapun tugas Tim Kepatuhan GCG mencakup:

1. Menyusun laporan dugaan pelanggaran yang berasal pengaduan dari karyawan atau rekanan bisnis.
2. Menilai dan menyeleksi laporan dugaan pelanggaran untuk diproses lebih lanjut.
3. Menjaga kerahasiaan identitas pelapor.
4. Merekomendasikan dibentuknya Tim Pencari Fakta untuk melakukan pemeriksaan lebih lanjut;
5. Menyampaikan laporan kepada Majelis Kehormatan atas setiap dugaan pelanggaran yang diterima, untuk kemudian ditindaklanjuti dengan rekomendasi Majelis Kehormatan yang disampaikan kepada Manajemen Puncak, yaitu Direksi Perseroan; dan
6. Mendokumentasikan setiap laporan dugaan pelanggaran yang diterima.

Sebagai bagian dari komitmen terhadap penerapan prinsip-prinsip Tata Kelola Perusahaan yang Baik, Perseroan telah mengembangkan mekanisme pengaduan pelanggaran (Whistleblowing System) yang terstruktur dan transparan. Sistem ini memberikan ruang bagi seluruh insan Perseroan maupun pemangku kepentingan eksternal untuk menyampaikan laporan atas dugaan pelanggaran yang terjadi di lingkungan kerja. Melalui mekanisme ini, Perseroan memastikan setiap pengaduan ditangani secara profesional, rahasia, dan objektif guna menjaga integritas serta menciptakan budaya perusahaan yang berlandaskan etika dan akuntabilitas.

Sepanjang tahun 2024, Perseroan melaporkan bahwa tidak terdapat pelaporan kasus pelanggaran yang disampaikan melalui mekanisme Whistleblowing System. Oleh karena itu, Perseroan tidak menyajikan data terkait jumlah pengaduan yang masuk, pengaduan yang ditindaklanjuti, maupun hasil penyelesaiannya dalam periode pelaporan.

Meskipun tidak terdapat pengaduan yang masuk, Perseroan tetap secara aktif melakukan pemantauan dan evaluasi terhadap efektivitas pelaksanaan kebijakan pelaporan pelanggaran. Hal ini merupakan bagian dari upaya Perseroan untuk memastikan sistem pengaduan berjalan optimal, menjamin perlindungan terhadap pelapor, serta menjaga budaya integritas dan kepatuhan di seluruh lini organisasi.